Ik heb een toekenning ontvangen

Verandert er iets in de inhoud of financiën van je project? Geef dit dan zo snel mogelijk door via je account in ons aanvraagportaal. Wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor de toekenning.

Bij financiële wijzigingen gebruik je altijd de begroting die je bij de aanvraag hebt ingediend als uitgangspunt. Geef in extra kolommen duidelijk aan wat er is veranderd. Bij een significante afwijking kan het toegekende bedrag worden bijgesteld of heroverwogen.

Betaalverzoek

Wil je een betaling aanvragen? Dat doe je via je account in het aanvraagportaal. In het menu aan de linkerkant van het scherm vind je de knop Betaalverzoeken. Klik vervolgens op Nieuw verzoek, selecteer het betreffende project en kies voor verzoek tot een voorschot of verzoek tot een eindbetaling.

Voorschot

Je kunt in het aanvraagportaal een voorschot aanvragen van maximaal 75% van het toegekende bedrag, zodra je begroting en het dekkingsplan definitief zijn. Dat betekent dat alle bijdragen van financiers zijn toegekend en je begroting sluitend is.

Een voorschot aanvragen is niet verplicht. Je kunt er ook voor kiezen om het project na afloop af te rekenen. Het aanvragen van een voorschot verloopt via de portal.Een compleet voorschotverzoek wordt binnen twintig werkdagen verwerkt.

Benodigde documenten

• Een recent bankafschrift (niet ouder dan één jaar) waarop de naam van de organisatie, het bankrekeningnummer en de datum duidelijk zichtbaar zijn.

Alleen als de definitieve begroting en het dekkingsplan 20% of meer afwijken van de ingediende begroting:

• Een overzicht met twee kolommen (bij aanvraag / definitief).

Bij een meerjarige toekenning kun je per termijn een voorschot van 75% aanvragen. Een volgend voorschot kan pas worden aangevraagd nadat de vorige termijn is afgerekend.

Afrekening

De afrekening is de laatste stap van je project. Hierin laat je zien wat je hebt gedaan en hoe het budget is besteed. Binnen drie maanden na de door jou opgegeven einddatum dien je de eindverantwoording in via het aanvraagportaal.

Vul alle velden in het formulier in en voeg de volgende documenten toe.

• Inhoudelijke verantwoording

Een toelichting op de uitvoering en het verloop van het project.

• Financiële verantwoording

Een overzicht van de werkelijk gemaakte kosten en inkomsten.

Deze zet je in kolommen naast de eerder ingediende begroting(en) en dekkingsplan(nen). Facturen en bankafschriften hoef je niet mee te sturen.

• Recent bankafschrift

Niet ouder dan één jaar, met duidelijk zichtbaar: naam van de organisatie, bankrekeningnummer en datum.

• Bestuursverklaring

Ingevuld en ondertekend. De verklaring is hier te downloaden.

• Boek of catalogus (als die er is)

Verschijnt er bij het project een boek of catalogus, dan ontvangen we daarvan graag één exemplaar.

Na verzending zie je het afrekenverzoek terug in het aanvraagportaal. Een compleet betalingsverzoek wordt binnen twintig werkdagen verwerkt.

Opbouw van de financiële verantwoording

De financiële verantwoording bestaat uit één overzicht met drie kolommen:

• de initiële begroting en dekking (bij de aanvraag);
• de definitieve begroting en dekking (bij het voorschot, als je een voorschot hebt aangevraagd)
• de daadwerkelijk gemaakte kosten en inkomsten.

Zo is in één oogopslag zichtbaar waar bedragen afwijken.

Is er sprake van een significante afwijking waar we niet vooraf over zijn geïnformeerd, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van onze bijdrage. Het volledige of resterende bedrag wordt uitgekeerd zodra aan alle toekenningsvoorwaarden is voldaan.

Wordt de eindverantwoording niet binnen drie maanden na afronding van het project ingediend, dan vervalt het recht op de (resterende) financiële bijdrage.