Ik heb een toekenning ontvangen

Wijziging doorgeven 

Geef aanvullende informatie, inhoudelijke en financiële wijzigingen tijdig door. Een verandering van uw project kan gevolgen hebben voor de toekenning. Gebruik bij een financiële wijziging (bijvoorbeeld een wijziging in de projectkosten of in het dekkingsplan) altijd de bij de aanvraag ingediende begroting als uitgangspunt en geef helder in toegevoegde kolommen aan wat er ten opzichte van deze begroting is veranderd. Bij een significante afwijking tussen de ingediende begroting en de actuele werkbegroting kan er een bijstelling en/of heroverweging van het toegekende bedrag plaatsvinden. Stuur de wijziging van uw gegevens of financiën naar info@fonds21.nl. Vermeld in de onderwerpregel van de e-mail altijd het referentienummer van uw project.  

Communicatie 

Wij verwachten dat u de naam van Fonds 21 vermeldt in uw communicatie-uitingen en dat u, waar mogelijk, ons logo gebruikt. Meer informatie over ons naamgebruik en het gebruik van ons logo vindt u op de pagina Communicatie.  

Voorschot 

U kunt een voorschot van maximaal 75% van het door ons toegekende bedrag opvragen als uw begroting en dekkingsplan definitief zijn. Dit wil zeggen dat alle bijdragen van financiers op het dekkingsplan daadwerkelijk moeten zijn toegekend en uw begroting en dekkingsplan sluitend zijn. 

Het aanvragen van een voorschot verloopt via uw persoonlijk account. Log in en klik rechts naast de titel van uw project op ‘Details/betaalverzoek’. Vervolgens klikt u op ‘Vraag betaling aan’. Klik op ‘Ik wil een voorschot’. Vul alle velden in het formulier in en voeg de onderstaande documenten toe: 

• Overzicht bestaande uit twee kolommen; een kolom met daarin de initiële begroting en dekkingsplan zoals meegestuurd met de aanvraag en een kolom met daarin de definitieve begroting en dekkingsplan. Dit zodat voor ons in één overzicht te zien is welke bedragen verschillen. Mochten de begroting en het dekkingsplan volledig hetzelfde zijn gebleven, dan hoeft u geen nieuwe begroting op te sturen en horen wij alleen graag dat dat het geval is, zodat we daarvan op de hoogte zijn.
• Recent bankafschrift, niet ouder dan één jaar, waarop de naam van de organisatie, het bankrekeningnummer en de datum van afschrift duidelijk zichtbaar zijn. 

Als alle velden zijn ingevuld en de gevraagde documenten zijn bijgevoegd kunt u het voorschotverzoek versturen door op ‘Verstuur’ te klikken. Als uw verzoek tot voorschot succesvol is verstuurd, wordt dit zichtbaar in uw account onder ‘Voortgang’. De contactpersoon van uw voorschotverzoek ontvangt binnen enkele werkdagen een e-mail met de bevestiging van de ontvangst van uw voorschotverzoek. Uw betalingsverzoek wordt binnen twintig werkdagen verwerkt. 
 

Bij een meerjarige toekenning kunt u een voorschot van 75% per termijn aanvragen. U kunt pas een voorschot voor een volgend termijn aanvragen als u de vorige termijn heeft afgerekend. 

Het aanvragen van een voorschot is niet verplicht. U kunt er ook voor kiezen om uw project na afloop af te rekenen. 

Afrekening 

Binnen drie maanden na de door u opgegeven einddatum dient u de eindverantwoording van uw project in te dienen. Het indienen van een verzoek tot afrekening verloopt via uw persoonlijk account. Log in en klik rechts naast de titel van uw project op ‘Details/betaalverzoek’. Vervolgens klikt u op ‘Vraag een betaling’ aan. Klik op ‘Ik wil afrekenen’. Vul alle velden in het formulier in en voeg de onderstaande documenten toe: 

• Inhoudelijke verantwoording;
• Financiële verantwoording: een duidelijk gespecificeerd overzicht van de werkelijk gemaakte kosten en inkomsten in kolommen geplaatst naast de eerder ingediende begroting(en) en dekkingsplan(nen) (facturen en bankafschriften hoeven niet bijgevoegd te worden);
• Een goedkeurende controleverklaring van een onafhankelijke accountant (alleen bij toekenningen boven de € 50.000). Indien de controleverklaring een andere strekking heeft dan een goedkeuring, dan wordt de reden van deze afwijking toegelicht door de organisatie en de controlerend accountant. De controle door de accountant is uitgevoerd conform het accountantsprotocol van Fonds 21. Het accountantsprotocol is hier te downloaden; 
• Ingevulde en ondertekende bestuursverklaring (bij toekenningen vanaf 8 maart 2021), deze is hier te downloaden;
• Recent bankafschrift, niet ouder dan één jaar, waarop de naam van de organisatie, het bankrekeningnummer en de datum van afschrift duidelijk zichtbaar zijn; 
• Relevante documentatie (foto’s, brochures, beeld- en/of geluidsregistraties e.d.);
• Indien bij uw project een boek of een catalogus verschijnt, dan ontvangen wij daarvan graag twee exemplaren. 

Wij raden u aan om bij toekenningen boven de € 50.000 vóór aanvang van het project onze voorwaarden voor aanlevering van de te controleren eindafrekening af te stemmen met uw accountant. Zo kunt u daar rekening mee houden in uw projectadministratie.

Als alle velden zijn ingevuld en de gevraagde documenten zijn bijgevoegd kunt u het voorschotverzoek versturen door op ‘Verstuur’ te klikken. Als uw verzoek tot afrekening succesvol is verstuurd, wordt dit zichtbaar in uw account onder ‘Voortgang’. De contactpersoon van uw verzoek tot afrekening ontvangt binnen enkele werkdagen een e-mail met de bevestiging van de ontvangst van uw verzoek tot afrekening. Uw betalingsverzoek wordt binnen twintig werkdagen verwerkt. 
  

De financiële verantwoording dient te bestaan uit een kolom met daarin de initiële begroting en dekking zoals meegestuurd ten tijde van de aanvraag, een kolom met daarin de definitieve begroting en dekking zoals deze is meegestuurd ten tijde van het voorschot (mits u een voorschot heeft aangevraagd) en een kolom met daarin de werkelijk gemaakte kosten en inkomsten. Dit zodat in één overzicht te zien is welke bedragen verschillen. 
Een significante afwijking, waarvan wij niet op de hoogte zijn, kan gevolgen hebben voor de hoogte van onze bijdrage. Het volledige of resterende bedrag wordt overgemaakt wanneer u aan de toekenningsvoorwaarden hebt voldaan. Als u binnen drie maanden na realisatie van het project niet aan alle voorwaarden heeft voldaan, vervalt het recht op de (resterende) financiële bijdrage. 

Ga terug naar Aanvragen